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Am Morgen sehen Sie, was heute wichtig ist.
- Ganz oben, was zu kippen droht
- Termine und Fristen der nächsten 3, 5 oder 7 Tage
- Neue Nachrichten öffnen und direkt beantworten
Ihre Kanzlei. Endlich an einem Ort.
Schluss mit „Wo liegt nochmal …?“
Belege aus fünf Kanälen, Aufgaben auf Zuruf, Wissen in Köpfen: In kOS läuft das alles zusammen. Sortiert, beim richtigen Mandanten, mit Beleg. ADDISON bleibt, wo es ist.
30 Minuten per Videoanruf. Sie sprechen mit Hans-Peter Martini, Martini Labs.
Digital – und trotzdem von Hand?
Die Kanzleisoftware läuft. Die Belege kommen digital. Und trotzdem hängt der Tag an Leuten, die suchen, fragen und abtippen.
Die Belege kommen über fünf Wege
Der Kassenbon kommt per WhatsApp, die Rechnung per Mail, der Bescheid per Post. Der Rest liegt irgendwo im Mandantenportal.
„Kannst du kurz …?“
Sie sitzen gerade am Abschluss. Dann steht jemand in der Tür: „Wo liegt nochmal der Bescheid von Thiele?“ Danach ist der Faden weg.
Das Wissen steckt in Köpfen
Die Mandantin hat im März nebenbei ihre zweite Filiale erwähnt. In einer Mail, die nur eine Kollegin kennt.
Wer woran sitzt, weiß nur der Flurfunk
Die Aufgaben stehen in Mails, auf Zetteln und im Kopf. Ist jemand krank, fragt sich das ganze Team, was bei ihm liegt.
Ein Vormittag mit kOS
Derselbe Vormittag, dieselbe Kanzlei, dieselben Mandanten. Einmal wie heute, einmal mit kOS.
UhrzeitHeuteMit kOS
07:45
Erst mal Postfach, Telefonliste und die Zettel vom Vortag durchgehen. Was ist heute dran?
„Heute“ zeigt Termine, Aufgaben und Rückrufe, je beim richtigen Mandanten. Der Tag liegt schon sortiert da.
08:15
Ein Kassenbon der Bäckerei Krause kommt per WhatsApp. Abspeichern, umbenennen, in den richtigen Ordner legen.
Der Bon landet im gebündelten Belegeingang, ist erkannt und der Bäckerei Krause zugeordnet. Ihr Team prüft und gibt frei.
09:30
Herr Krause fragt nach seinem Jahresabschluss. „Ich lasse Sie zurückrufen.“ Dann geht die Suche in drei Postfächern los.
Ihre Mitarbeiterin tippt die Frage ein. Nach ein paar Sekunden steht da, was noch offen ist. Darunter das Dokument, aus dem die Antwort stammt.
10:00
Ben ist krank. Keiner weiß genau, was bei ihm heute fällig ist.
kOS zeigt, was bei Ben liegt, und schlägt Cem als Vertretung vor, der gerade Luft hat. Ein Klick, und die Aufgaben sind übergeben.
11:00
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung für Nolte Hochbau liegt zur Freigabe. Irgendwo. Per Mail? Auf dem Tisch?
Sie liegt in der Freigabemappe. Ein Klick, und das Protokoll hält fest, wer wann freigegeben hat.
12:00
Mittag. Und der eigentliche Plan für heute ist noch nicht mal angefangen.
Mittag. Und der Vormittag lief so, wie Sie ihn geplant haben.
Beispielhafter Ablauf mit Demo-Mandanten. Namen erfunden.
Alles läuft in ein System
kOS ersetzt Ihre Programme nicht, es verbindet sie. Einmal angebunden, fließen die Unterlagen automatisch rein und sind sofort abfragbar.
ADDISON, DocuWare, Outlook, Netzlaufwerk, Paperless, Ihr DMS, SharePoint, Teams, Planner, WhatsApp-Kanal, Mandantenportal laufen in kOS zusammen.
Jedes Dokument, jede Mail und jeder Beleg landet beim richtigen Mandanten. Egal, aus welchem System er kommt.
Was kOS für Ihr Team übernimmt
Kanzleiorganisation in einem System. Jeder greift auf dieselben Daten zu.
Belegeingang und Postfach
Belege aus Mail, Scan, Upload, Portal und WhatsApp landen in einem gemeinsamen Eingang.
- Beleg erkannt und eingeordnet
- Dem richtigen Mandanten zugeordnet
- Ihr Team prüft und gibt frei
Mandanten und Akten
Jeder Mandant hat eine Akte, in der Dokumente, Mails, Belege und Vermerke zusammenliegen.
- Ordnerbaum nach Branchen, als Karten oder Tabelle
- Mandanten-Landkarte mit allen verbundenen Gesellschaften
- Ein Klick auf eine Gesellschaft öffnet ihre Akte
Wissen im Kontext
Das Wissen der Kanzlei steht genau dort, wo Sie gerade arbeiten.
- Fragen in normaler Sprache, Antwort mit Quelldokument
- Wissensseiten als Ordnerbaum, der Chat gleich daneben
- Reicht das Material nicht, sagt kOS das, statt zu raten
Übergaben und Ausfall
Jeder sieht, wer woran arbeitet. Fällt jemand aus, zeigt kOS, was bei ihm liegt und wer übernehmen kann.
- Was bei der Person liegt, mit Mandant und Stand
- Vertretung als Vorschlag, ein Klick verteilt um
- Spezialwissen steht in der Akte, nicht im Kopf
Freigaben und Abläufe
Kein Entwurf liegt mehr unbemerkt in einem Postfach oder auf einem Schreibtisch.
- Prüfhinweis der KI, bevor Sie freigeben
- Freigabemappe mit Vier-Augen-Prinzip
- Eigene Abläufe, die von selbst weiterlaufen
- Aufgaben aus jeder Quelle
- Aus Diktat, Mail, Bescheid, Telefonat oder Meeting entsteht ein Vorschlag mit Zitat. Klare Fälle weist kOS selbst zu, sichtbar und änderbar.
- KI-Agenten im Hintergrund
- Übersichten, Synthesen über mehrere Mandanten, Entwicklungen über Jahre und Prognosen. Jedes Ergebnis nennt seine Quellen.
- Auswertungen, Archiv, Portal
- Durchlaufzeiten und Auslastung, ein Archiv für abgeschlossene Jahrgänge und ein Mandantenportal für Belege und Stände.
Verschwiegenheit gilt auch gegenüber der KI
Wer für seine Auskünfte haftet, muss wissen, woher eine Antwort kommt. Und er muss belegen können, was die Kanzlei verlassen hat.
Abstrahieren
kOS verallgemeinert Branche, Ort, Größe, Beträge und Daten, soweit die steuerliche Frage es zulässt. Namen und Steuernummern verlassen die Kanzlei nie.
Bäckerei, 3 Filialen, KasselLebensmittelhandwerk, mehrere BetriebsstättenPrüfen
Vor dem Versand prüft kOS, ob die Anfrage noch auf den Mandanten schließen lässt. Ist das nicht auszuschließen, wird weiter verallgemeinert oder gar nicht gesendet.
Einziger Betrieb dieser Art im OrtzurückgehaltenZurückübersetzen
Jede Ersetzung steht in einer Zuordnung, die in der Kanzlei bleibt. kOS setzt die echten Angaben in die Antwort wieder ein. Sie lesen sie, als hätten Sie mit allen Angaben gefragt.
Lebensmittelhandwerk, mehrere BetriebsstättenBäckerei Krause, 3 Filialen, Kassel
- Protokoll nur zum Anhängen
- Jeder Zugriff, jede KI-Anfrage, jeder Export, mit Zeitstempel. Einträge lassen sich anhängen, nicht ändern oder löschen.
- Getrennte Kanzleien
- Die Daten Ihrer Kanzlei sind von allen anderen Kanzleien getrennt.
- Datenhoheit
- Die Daten gehören der Kanzlei. Vollständiger Export jederzeit auf Verlangen.
Verarbeitung, Speicherung und KI-Auswertung bleiben in Europa. Martini Labs schließt mit Ihrer Kanzlei einen Vertrag nach § 62a StBerG und verpflichtet sich darin zur Verschwiegenheit, auch für den Anbieter des KI-Modells.
Diesen Vormittag in Ihrer Kanzlei ansehen
Am Bildschirm. Mit Ihren Fragen, nicht mit Folien.
30 Minuten per Videoanruf. Sie sprechen mit Hans-Peter Martini, Martini Labs.